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【东方之声】发挥公证法律服务的真正价值

发布日期:2016年08月16日 17:30 访问人数:3597

来源:2016-08-16 汪国标 上海市东方公证处

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发挥公证法律服务的真正价值

——从若干特殊的声明书公证个案谈起


        一般的公证法律理论认为,公证是一种非诉讼的证明活动,通过对无争议的法律行为、有法律意义的文书和事实的真实性与合法性进行证明,达到法律监督、预防纠纷、减少诉讼、维护法律关系稳定的目的。[1]在中国,公证机构长期以来以这种理论来说明其在社会法律事务中的地位,但实际上由于公证机构自身定位不明以及社会对公证法律服务的陌生,公证机构并没有完全发挥其应有的社会价值。本文试从若干特殊的声明书公证个案切入,对公证法律服务中公证员的能动性进行分析,进而对公证法律服务应有的定位与价值进行初步的探讨。


一、若干特殊的声明书公证个案

         声明书公证是指公证机构根据当事人的申请,依法证明公民、法人在民事活动中的声明这一单方意思表示真实、合法的活动,如此可以防止他人伪造、篡改或者冒名顶替,使声明具有一定的法律效力。作为一类最简单的公证事项,公证员在办理声明书公证时往往投入较少的精力,办理较多的也是一些常见的声明书公证,对特殊情况下出现的声明书公证则关注较少,更少对声明书背后的深层问题进行深入地分析。本章将介绍若干特殊的声明书公证个案,这些声明书公证的特殊性不仅在于其出现的情况不多,还在于相较普通的声明书公证,其办理过程更为复杂、审查要求更为严格。

 

(一)“曾用名”声明书

1、案情介绍

        当事人沈小姐原为中国国籍,使用的中文名字为“沈佳怡”(本文所引声明书个案中出现的名字皆为笔者虚拟,下同),后移民到新加坡生活,并取得新加坡国籍,其新加坡护照上使用的姓名为“SHEN JIAYI,而她回到中国工作后,经常使用的中文名为“沈嘉怡”,现沈小姐使用中文名“沈嘉怡”在上海购置了一处房产,并向银行申请了按揭贷款,银行审核部门发现其使用了两个中文名,因此要求她对上述情况进行说明并提交相关公证证明。

2、办理过程 

        在受理该公证之前,当事人沈小姐曾向承办公证员询问是否可以由公证机构直接出具曾用名公证书。承办公证员分析之后认为不妥,因为公证机构虽然可以对其曾用名情况进行审查并直接出具曾用名公证书,但是无法对其现在中文名字的使用情况进行证明,从而无法符合银行的要求,因此建议其办理声明书公证。

        承办公证员要求当事人提供了其现在有效的身份证件、原先注销中国户籍的证明、购房合同等证据材料。沈小姐声明书的主要内容如下:


 

  

        声明人:SHEN JIAYI,女,一九XXXXXX日出生

        新加坡护照号码:E06XXXXXC

        本人现为新加坡公民,现使用的中文名为“沈嘉怡”。

        本人原为中国公民,曾使用的中文名为“沈佳怡”。

        以上声明的内容均属实,如有不实,本人愿意承担相应的法律责任。

                                               声明人:XXX

                                  XXXXXXX

 



(二)“存款赠与”声明书

1、案情介绍

       当事人王女士向本处申请办理赠与公证,并告知承办公证员其曾在上一年度多次向住在美国的女儿郑A汇款,现女儿郑A为了向美国政府的税务部门说明这些汇款的来源并可能申报相应的税款,需要王女士提供一份公证证明文件,以说明这些款项是其自愿赠与女儿的。

2、办理过程

       承办公证员在了解了王女士的办证目的之后,告知其赠与行为实际已经发生,再办理赠与合同或者赠与书公证显然不妥当,因此,建议其办理一份能够说明上述情况的声明书公证。考虑到声明书的具体用途,承办公证员建议其与在美国的女儿郑A商议之后再决定是否和如何办理。几日后,王女士在其另一个女儿郑B的陪同下,向本处申请办理声明书公证,王女士起草了声明书内容,承办公证员协助其调整了一些措辞。声明书的主要内容如下:


 

  

        声明人:王XX,女,一九XXXXXX日出生

        公民身份号码:3101101925XXXXXXXX

        本人是郑A(英文名:ZHENG XXXX,女,一九XXXXXX日出生,美国护照号码:4573XXXXXX)的母亲,郑A现居住于美国,为了帮助她在美国改善生活条件,本人自愿将自己的存款通过汇款赠与她,从20125XX日至201210XX日,本人共向郑A的账户(账号:910400XXXX)汇款美元肆拾贰万伍仟元整。其中,20125XX日我委托我的女儿郑B(郑A的姐姐)通过她的账户汇出美元贰万伍仟元整。

        以上声明的内容均属实,如有不实,本人愿意承担相应的法律责任。

                                                 声明人:王XX

                                                                        XXXXXXXX 

 


        承办公证员要求其提交了身份证明、其与女儿郑A、郑B的亲属关系证明以及其数次汇款的凭证等材料,在其确认声明书内容的同时,承办公证员制作了详细的询问笔录,对王女士与其女儿郑A、郑B的亲属关系、存款来源、赠与目的等内容一一进行了记录。通过对王女士提交的材料及王女士的意思表示的审查,承办公证员认为这份声明书符合出证的要求,因此为其出具了这份带有英文翻译的声明书。

(三)“确认遗产”声明书

1、案情介绍

       当事人张某的母亲钱某曾在本处办理了一份委托书公证,委托张某出售钱某名下的一套商品房。现房产已办理完产权过户手续,就在买方贷款银行准备将剩余的购房款汇给钱某的前几日,钱某去世了。贷款银行得知此事后,暂停了放款的流程,张某向银行出示了其在本处办理的委托书公证书,委托事项中存在代为收取房价款的权限,但是银行告诉张某,委托人已经死亡,银行不认可这份委托书的效力,因此要求张某办理公证之后才能放款。

2、办理过程

       承办公证员了解情况之后,告知张某这份委托书中写明的委托期限并没有到期,按照我国法律的规定,这份委托书仍然是有效的。银行这种做法可能是为了避免与其他继承人发生纠纷,因此要求张某办理公证。按照银行的要求,可能要办理对于钱某这部分剩余房款的债权的继承权公证,以此表明谁有权来领取这笔贷款。张某表示理解,但是得知继承权公证的收费标准之后,张某表示极为不满。为此,承办公证员与银行的工作人员以及张某进行了多次沟通,最后,通过承办公证员的协调,银行方面表示可以接受钱某的所有继承人采用声明书的方式对这笔房款的最终去向进行确认,要求他们明确表示同意银行将这笔贷款汇至张某个人的账户中。声明书的主要内容如下:


 

  

        声明人:张XX,女,1950XXXX日出生

        公民身份号码:3101011950XXXXXXXX

        张X祥,男,1953XXXX日出生

        公民身份号码:4201041953XXXXXXXX

        张X根,男,1958XXXX日出生

        公民身份号码:3101091958XXXXXXXX

        我们是钱XX(女,一九三一年XXXX日出生)的子女。

        我们的母亲钱XX于二○一二年XXXX日在上海市去世,钱XX生前书面委托张X根代理出售其名下坐落于上海市XXXXXXXX室的房屋,张X根作为委托代理人与买方刘XX于二○一二年XXXX日签订了上述房屋的《上海市房地产买卖合同》,双方已办理了房地产过户登记手续。上述合同的付款协议中约定,房屋成交总价为人民币贰佰壹拾伍万元整,买方以银行贷款的形式支付剩余房款人民币捌拾陆万元整(其他房款人民币壹佰贰拾玖万元已由母亲生前收取)。现我们协商一致,同意买方的贷款银行将上述剩余房款直接汇至张X根的银行账户,户名:张X根,账号:09-15100046005XXXX。待上述房款汇至张X根账户后,我们再自行协商分割上述遗产。

        上述声明均系事实。如与事实不符,我们愿承担相应的法律责任。

                                          声明人:张XX  X祥 X

                                                      XXXXXXXX

 


        虽然办理的是声明书公证,但承办公证员按继承权公证的办证要求进行了审查,收取了钱某的继承人的身份证明、钱某的死亡证明、其配偶的死亡证明、亲属关系证明、房屋买卖合同、买方的贷款合同等材料,并对亲属关系证明等材料进行了核实,制作了询问笔录,确认了钱某的所有继承人就是上述所有声明人。最后,银行收到这份声明书公证后,将贷款汇至继承人张X根的上述账户中,这份特殊的声明书终于圆满解决了这起“遗产风波”。


二、为何选择声明书公证?——公证人的能动性分析

       通过上述案例我们可以发现,对自己需要办理何种公证,当事人往往并没有直接、清晰的认识,往往是在公证员的指引下选择办理合适的公证事项。那么,为何上述几个案例中,当事人最终都办理了声明书公证呢?我们可以通过使用目的、使用效果、社会成本三个方面进行分析。

(一)使用目的

       一般来说,办理声明书公证的主要原因在于声明书的接受方和使用方无法直接审查声明人的真实意思表示,只有通过公证审查方式来进行判断,因此,公证机构承担了这一审查的工作。在第一个“曾用名”声明书案例中,声明书的接受方是银行的审批部门。由于银行的审批部门发现当事人沈小姐在国内有使用多个中文名的情况,银行要对此进行相应调查,但是,银行不可能对所有有疑问的客户情况都进行直接、当面的审查,因此要求当事人沈小姐对其使用中文名的情况提供说明解释以及相关的证明,致使沈小姐到公证处办理相关的公证。在第二个“存款赠与”声明书案例中,当事人赠与存款的行为已经发生,其再要求公证机构办理赠与公证显然已经无法实现。在这种情况下,承办公证员具体询问了其办证目的,提出可以通过办理声明书的方式对当事人的赠与行为进行说明和确认。在第三个“确认遗产”声明书案例中,银行为了规避自身风险,要求出售方的继承人提供相关的公证文书,确认其应该将上述贷款汇至何处。根据承办公证员的判断,办理继承权公证应是确认这份贷款金额应该由谁领取的最严谨的方式,但当事人认为办理继承公证的费用太高,且银行并没有明确要求办理继承公证,因此,承办公证员与银行进行了沟通,银行表示愿意接受全体继承人进行声明确认银行放款账号的方式。由于此种遗产继承并非一定要办理继承权公证才能实现,因此,在考虑各方面因素之后,承办公证员协助当事人起草了一份由所有继承人签署的确认银行放款账号的声明书。

(二)使用效果

       声明书的主要用途是说明事实、主张权利、放弃权利等,因此,声明书的使用效果应当是明确地说明事实、表明主张或放弃权利等。从上述案例来看,确认自己使用中文名的情况,确认自己自愿赠与存款的情况,确认银行放款的账号并承诺自行分割遗产的情况,都以声明书的形式明确表达了声明人的意思表示,这些经过公证的声明书都符合了声明书接受方的要求,从而实现了声明人欲达到的效果。

(三)社会成本

       办理公证的成本主要由公证申请人的成本以及公证机构的成本组成。公证申请人的成本包括时间成本及经济成本。相对于其他公证,声明书公证的公证费用是较低的,且申请人一般只需提供与声明内容相关的书面材料,这也减少了申请人为办理公证来回奔波的成本。公证机构的成本主要是核实申请人提供的材料所付出的时间和人力成本。通过以上案例可知,相对于其他公证而言,在声明书的办理过程中,承办公证员一般只需要进行形式审查,因此,声明书公证能够在花费较低社会成本的前提下满足申请人的公证需求。

        综上所述,当事人采用声明书公证的形式向相关部门提供证明,是在综合各方面因素后所作的选择。在这一过程中,公证员通过发挥主观能动性,起到了重要的引导作用。

        最后,笔者将超越个案的层面,对公证法律服务的真正价值进行更为共性的说明。


三、发挥公证法律服务的真正价值

(一)提供合适的公证法律服务解决方案

        声明书公证是公证法律活动中简单而常见的一类公证事项。但通过上述案例,我们可以看到,小小的声明书公证如果运用得当,也可以解当事人的燃眉之急,产生积极的社会效果。因此,我们应当反思自己所做的工作,是否使公证法律服务发挥了其真正的价值。

       公证职业的产生源于社会的客观需求,经济社会活动的正常进行要求有人能以专业的知识和技能对各种事实和行为的真实性与合法性进行证明。[2]在我国,公证制度作为一种舶来品,由于特殊历史沿革和职能设置,公证人实际上并没有像律师那样积极主动地参与到各种经济社会活动中去。但是,在诸多领域,公证人也日益希望自己可以作为某项制度的前置审查机构,以自身的专业能力扮演一定的社会角色。自我定位上的理想与现实的差距只有靠公证人发挥主观能动性来弥补,只有积极主动地投身到经济社会活动中去,才能实现自身的价值。

       公证法律服务的价值无法真正实现还与社会大众对公证认知的局限密不可分。如同上述案例中的当事人所表现的,一般民众对公证机构所提供的法律服务并不了解,在遇到需要办理公证的情况时往往无所适从,这就需要公证员在接待每一位当事人的时候,能够根据当事人陈述的情况,了解其公证目的,进而正确引导当事人办理能够实现其目的的公证事项。在面对复杂的案件时,尤其需要公证员充分发挥主观能动性,运用或创新现有的公证法律服务方式方法,提供更加合适的公证法律服务解决方案。公证机构还应通过各种形式进行普及宣传,促进社会对公证法律服务的认知,激发社会对于公证法律服务的需求,从而为实现公证法律服务的真正价值创造更好的社会环境。

(二)认真履行公证审查职责

       众所周知,根据公证程序进行相应的公证审查是公证活动的当然组成部分。从公证法律服务的定位与价值来看,认真履行公证审查职责是使公证法律服务发挥其真正价值的尤为重要的一个环节。在上述案例中,声明书公证的使用目的、使用范围和可能引起的后果各不相同,这尤其需要公证人发挥能动性,而不能仅仅被动地审查当事人提供的材料。公证人需要根据自己的专业知识进行判断,审查相关的材料,以此防范可能出现的风险,从而使公证发挥预防风险的社会价值。具体而言,公证活动中要进行以下几方面的审查:

1.对公证法律服务中的实体内容进行审查

       这种审查的对象主要是需要公证机构进行公证的事实,例如在上述案例中,公证人需要对声明人身份的真实性进行确认,对其权利能力、行为能力进行审查,同时要对其提出的声明内容进行适当的核实。

2.对法律适用进行审查与判断

       由于公证机构直接接触各类民商事活动,而这些民商事活动所适用的法律规范都是十分具体的,因此公证人在办理这些公证时,需要熟练掌握各类法律规范,正确判断某项公证事项需要遵循的法律规范,尤其是在各类法律出现冲突、滞后或者空白的时候,更加需要公证员对公证事项进行认真分析,寻找、确认应当适用的法律规范。

3.重视公证程序的价值

       公证程序是公证法律服务的基石,公证人必须充分履行告知义务、认真制作好谈话笔录、勤勉核实证明材料,以优质的公证质量抵御法律服务中的风险。如果公证人一味追求公证法律服务的效果以及当事人的满意度,而忽视了程序价值,那么,最终将为公证法律服务埋下各种隐患。


四、结语

       相比法官而言,公证人应当是更加贴近社会生活的专业法律人,不管是完成“代书人”的工作还是提供更为专业的各类公证法律服务,不管是被动地卷入某项法律事务还是积极主动地参与经济社会活动,公证人都应当明确公证法律服务的真正价值,充分发挥主观能动性,提供完善合理的公证法律服务。简单的、机械的、重复的、没有附加值的单一证明活动终究会被精确的、适用性强的综合性的公证法律服务所取代,只有符合社会需求的公证法律服务才能够得到认可、获得发展的机会。从每一件简单的公证事项做起,充分发挥公证人作为法律职业人的主观能动性,为当事人提供合适的公证法律服务解决方案,预防可能发生的法律风险,从而得到当事人的认可,得到社会的认可,真正成为规范法律活动的代书人、证明人、指引人,这应当是每一个公证人的职责。


[1]葛建强:“公证的社会价值与公证员职业定位”,载《中国司法》2009年第11期。

[2]同注[1]。